Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: [datum invullen bij publicatie]

CareCollab is een applicatie waarmee zorgverleners van verschillende organisaties rond een thuiswonende cliënt gezamenlijk een zorglogboek bijhouden. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Wanneer uw zorgorganisatie CareCollab gebruikt, is die organisatie doorgaans zelf ook (mede)verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar cliënten. Omdat een zorgkring vaak uit meerdere organisaties tegelijk bestaat, kan dit gaan om gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid tussen die organisaties, in plaats van een eenvoudige verwerkersovereenkomst met CareCollab alleen. Zie de voorwaarden voor organisaties voor hoe dit is geregeld.

2. Welke gegevens wij verwerken

Logboekgegevens over medicatie, wonden of medische signalering kwalificeren als bijzondere categorieën persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, art. 9 AVG). Wij verwerken deze uitsluitend binnen een bestaande zorgrelatie en met toestemming als lid van de zorgkring.

3. Waarom wij deze gegevens verwerken

• Om de zorgverleners rond dezelfde cliënt een gedeeld, actueel beeld te geven van bezoeken en signalen.
• Om toegang te beperken tot wie daadwerkelijk bij een cliënt betrokken is, per rol.
• Om communicatie tussen zorgkringleden mogelijk te maken.
• Om accounts te beveiligen en misbruik te voorkomen.

Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertentiedoeleinden en verkopen geen gegevens aan derden.

4. Grondslag voor bijzondere persoonsgegevens

Voor gezondheidsgegevens (logboek, signalen) baseren wij ons op uitdrukkelijke toestemming van de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger voor deelname aan de zorgkring (art. 9 lid 2 sub a AVG), in combinatie met de zorgrelatie tussen de cliënt en de betrokken zorgverleners.

5. Wie toegang heeft tot uw gegevens

Alleen leden van de zorgkring van een specifieke cliënt hebben toegang tot diens gegevens, en zelfs dan alleen tot de categorieën die passen bij hun rol. Nieuwe leden worden alleen toegevoegd via een uitnodiging door een bestaand zorgkringlid, en toegang is net zo eenvoudig weer in te trekken.

6. Waar uw gegevens worden opgeslagen

Alle cliëntgegevens staan in een database binnen de Europese Unie (regio Frankfurt). Hieronder staat per subverwerker welke functie hij vervult, waar de gegevens staan en onder welk recht de onderneming zelf valt. Die laatste kolom noemen wij bewust, want die is niet hetzelfde als de opslaglocatie.

Wat dit betekent. Op grond van de Amerikaanse CLOUD Act kan de Amerikaanse overheid in beginsel gegevens vorderen bij een onderneming die onder Amerikaans recht valt, ook als die gegevens fysiek in Europa staan. Wij vinden dat u dat moet weten, in plaats van dat wij volstaan met "de gegevens staan in Frankfurt". Voor een zorgorganisatie die dit risico niet wil aanvaarden, kunnen wij in overleg overstappen naar leveranciers die uitsluitend onder Europees recht vallen. Wij houden onze opslag daar bewust geschikt voor.

Pushmeldingen bevatten nooit inhoud uit het logboek of uit berichten. Er staat alleen in wie iets heeft geplaatst en dat u het in de app kunt bekijken. Dat is zo gebouwd omdat een melding zichtbaar kan zijn op een vergrendeld scherm, en het beperkt tegelijk wat er via de Amerikaanse pushdienst gaat.

Zowel de app als deze marketingwebsite laden lettertypen (Geist) vanaf onze eigen server, niet vanaf een externe dienst zoals Google Fonts. Er gaat dus bij het bezoeken van een van beide nooit een verzoek met uw IP-adres naar een derde partij voor het lettertype.

7. Bewaartermijn

Voor cliëntgegevens (logboek, berichten, zorgkring): wij bewaren deze zolang de zorgkring van de cliënt actief is. Wordt een cliënt uitgeschreven, dan worden alle gegevens over die cliënt 30 dagen daarna definitief verwijderd. Deze 30 dagen geven de zorgkring de gelegenheid om een vergissing te herstellen voordat de verwijdering onomkeerbaar is.

Voor uw eigen account: wij bewaren uw accountgegevens zolang u actief bent. Verwijdert u uw account zelf, dan kunt u niet meer inloggen, maar blijven eerder door u geplaatste logboekregistraties en berichten zichtbaar voor de rest van de zorgkring (met uw naam erbij). Dit is nodig voor de continuïteit en herleidbaarheid van de zorg rond de cliënt.

Voor het samenwerkingsgeheugen: wij bewaren met welke collega's u samenwerkte tot 12 maanden na de laatste keer dat u samen in een zorgkring zat. Daarna verdwijnt het vanzelf. U kunt een collega er ook zelf eerder uit halen. Om welke cliënt het ging, staat er niet in.

Voor de toegangslog geldt een langere termijn. Wij leggen vast wie welk dossieronderdeel wanneer heeft ingezien. Die registratie bewaren wij vijf jaar, ook nadat de cliëntgegevens zelf al zijn verwijderd. Dat is geen eigen keuze maar een wettelijke minimumtermijn voor logging in de zorg. Zo blijft een klacht of een vermoeden van onterechte inzage ook later nog te onderzoeken. In die bewaarde regels staat geen zorginhoud: alleen wie, wat voor soort inzage, en wanneer.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, bezwaar, en het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar info@carecollab.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Een kopie van uw account en van de registraties en berichten die u zelf schreef, downloadt u zelf in de webversie, onder Profiel. U kunt uw e-mailadres daar ook wijzigen; het nieuwe adres bevestigt u met een link in een mail.

U kunt uw account ook zelf verwijderen via het Profiel-tabblad in de app. Zie de ondersteuningspagina.

9. Beveiliging

• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, nooit in leesbare vorm.
• Het geheim van uw tweestapsverificatie staat eveneens versleuteld in de database, zodat het niet bruikbaar is voor iemand die toegang tot die database zou krijgen.
• Een pincode of Face ID/vingerafdruk vergrendelt de app zelf, los van het wachtwoord.
• Toegang tot cliëntgegevens wordt zowel in de app als op de server gecontroleerd.
• Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS/TLS).
• Berichten en logboekgegevens worden niet end-to-end versleuteld zoals in een chatapp. Ze zijn wel versleuteld opgeslagen en versleuteld onderweg, en alleen zichtbaar voor zorgverleners met toegang tot de zorgkring.

10. Kinderen

CareCollab is alleen bedoeld voor zorgverleners en beheerders van zorgorganisaties. Cliënten, familie en mantelzorgers hebben geen eigen account.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij actieve gebruikers via de app of per e-mail.

12. Contact en aanspreekpunt

Vragen over dit privacybeleid? Mail naar info@carecollab.nl.

Voor vragen van zorgorganisaties over privacy en informatiebeveiliging, bijvoorbeeld van een Functionaris Gegevensbescherming, is er een vast aanspreekpunt:

CareCollab is niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen, omdat de verwerking daarvoor niet grootschalig genoeg is. Het aanspreekpunt hierboven vervult die contactrol wel.