Aansluitvoorwaarden

Versie concept-2026-11-07, laatst bijgewerkt op 7 november 2026

Elke organisatie die met CareCollab werkt, gaat één keer akkoord met deze aansluitvoorwaarden. Niet per zorgkring en niet per collega-organisatie: één akkoord, dat geldt voor elke zorgkring waarin de medewerkers van de organisatie meedoen. Het akkoord legt CareCollab vast met de naam van wie akkoord gaf, het tijdstip, de versie en de manier (in de app of met een getekend document).

De aansluitvoorwaarden bestaan uit twee delen: de verwerkersovereenkomst tussen de organisatie en CareCollab (deel A), en de onderlinge afspraken tussen de organisaties die samen in een zorgkring zitten (deel B). Daarnaast gelden de algemene voorwaarden voor organisaties.

Regisseur of aangesloten

• Regisseur: een organisatie met een contract met CareCollab. Zij maakt cliënten aan, start daarmee een zorgkring, en betaalt (of een regio betaalt voor haar).
• Aangesloten organisatie: een organisatie die meedoet in zorgkringen waarvoor haar medewerkers zijn uitgenodigd. Aansluiten is kosteloos. Een aangesloten organisatie maakt zelf geen cliënten aan.

Voor beide gelden dezelfde aansluitvoorwaarden. Een organisatie die zichzelf aanmeldt, is aangesloten; regisseur wordt zij na een contract met CareCollab.

Controle bij aansluiten

CareCollab controleert bij het aansluiten in het Handelsregister van de KvK of de organisatie bestaat, actief is ingeschreven, onder de opgegeven naam bekend is en zorg verleent (een SBI-code in de gezondheidszorg, de verpleging en verzorging of de maatschappelijke dienstverlening). Pas als die controle klopt en dit akkoord is gegeven, is de organisatie aangesloten. Zorgverleners met een BIG-beroep worden daarnaast persoonlijk gecontroleerd in het BIG-register.

Deel A. Verwerkersovereenkomst

1. Voor de verwerking van persoonsgegevens in CareCollab is de organisatie verwerkingsverantwoordelijke en CareCollab verwerker, in de zin van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Op die verwerking is het model verwerkersovereenkomst 2022 van de Brancheorganisaties Zorg van toepassing, met de drie bijlagen van CareCollab: de omschrijving van de verwerking (welke gegevens, van wie, waarvoor, hoe lang, en welke subverwerkers), de beveiligingsmaatregelen, en de contactgegevens voor een inbreuk of een verzoek van een cliënt. De bijlagen zijn op verzoek op te vragen bij privacy@carecollab.nl.
3. CareCollab verwerkt de gegevens alleen voor de afstemming van zorg binnen de zorgkring, en nooit voor eigen doelen.
4. CareCollab meldt een inbreuk op de beveiliging onmiddellijk en uiterlijk binnen 24 uur aan de contactpersoon van de organisatie.
5. De gegevens van een cliënt worden 30 dagen na uitschrijving definitief verwijderd. De registratie van wie welke gegevens heeft ingezien, blijft vijf jaar bewaard, zonder zorginhoud.
6. CareCollab werkt met subverwerkers die in bijlage 1 staan. Een nieuwe subverwerker meldt CareCollab vooraf, met de mogelijkheid van bezwaar zoals het model voorschrijft.

Deel B. Onderlinge afspraken tussen organisaties in een zorgkring

Organisaties die samen in een zorgkring zitten, delen gegevens over dezelfde cliënt in één gedeelde omgeving. Voor dat delen zijn zij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 26 AVG. Deze afspraken binden de organisatie tegenover elke andere organisatie die dezelfde aansluitvoorwaarden heeft aanvaard.

1. Eigen verantwoordelijkheid. Elke organisatie is verantwoordelijk voor wat haar eigen medewerkers in CareCollab vastleggen, lezen en delen, en voor de grondslag daarvan. Wat een andere organisatie met gegevens doet, valt onder die andere organisatie.
2. Toestemming en informeren. De organisatie die een cliënt aanmaakt (de regisseur), legt de toestemming van de cliënt vast op de manier die CareCollab daarvoor biedt, en informeert de cliënt dat gegevens worden gedeeld met de zorgverleners in de zorgkring. Komt er een soort zorgverlener bij die nog niet in de zorgkring zat, dan verklaart wie uitnodigt dat de cliënt of vertegenwoordiger daarover is geïnformeerd.
3. Alleen wie betrokken is. Een organisatie nodigt alleen zorgverleners uit die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg voor de cliënt, en trekt de toegang in van medewerkers die niet meer betrokken zijn of uit dienst gaan.
4. Rechten van de cliënt. Een verzoek van een cliënt (inzage, afschrift, correctie, uitsluiting van een zorgverlener) kan bij elke organisatie in de zorgkring worden ingediend. De regisseur is het aanspreekpunt en handelt het verzoek af; de andere organisaties werken daaraan mee.
5. Incidenten. Een organisatie die een inbreuk opmerkt, meldt dat zonder vertraging aan CareCollab en aan de regisseur van de betrokken zorgkring. De regisseur beoordeelt, met CareCollab, of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de cliënt nodig is.
6. Geheimhouding. Elke organisatie houdt wat zij in een zorgkring leest geheim, ook als haar medewerkers geen wettelijk beroepsgeheim hebben.
7. Overnemen in een eigen systeem. Een organisatie neemt alleen over wat haar eigen medewerkers in CareCollab vastlegden, met de knop Kopiëren. Berichten en registraties van andere organisaties neemt zij niet over in een eigen systeem; wat daaruit voor haar eigen dossier nodig is, legt haar medewerker zelf vast.
8. Vertrek. Stopt een organisatie met CareCollab, dan blijven de gegevens die haar medewerkers vastlegden in de zorgkring staan, met naam en rol erbij. Stopt de regisseur, dan spreekt CareCollab met de overgebleven organisaties af wie die rol overneemt.

Akkoord geven

Wie akkoord geeft, verklaart dat hij of zij namens de organisatie akkoord mag geven. Akkoord geven kan in de app of met een getekend document. Wijzigt CareCollab deze voorwaarden, dan vraagt CareCollab opnieuw akkoord voor de nieuwe versie.

Contact: privacy@carecollab.nl. Postadres: [vestigingsadres na oprichting BV].