Algemene voorwaarden voor zorgorganisaties

Versie [versienummer], laatst bijgewerkt op [datum invullen bij publicatie]

Dit document regelt iets anders dan de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid. Die twee gelden voor de individuele zorgverlener die inlogt. Dit document regelt de afspraak tussen CareCollab en de zorgorganisatie die haar medewerkers laat werken met CareCollab, vergelijkbaar met wat andere zorgcommunicatieplatformen een "samenwerkingsovereenkomst" noemen.

Artikel 1. Definities

• Cliënt: de natuurlijke persoon aan wie zorg wordt verleend en rond wie een Zorgkring bestaat.
• Gebruiker: de natuurlijke persoon die met een eigen account toegang heeft tot CareCollab, zoals een zorgverlener of een beheerder van een Organisatie.
• Organisatie: de rechtspersoon (zorgaanbieder, huisartsenpraktijk, apotheek of vergelijkbaar) namens wie een Gebruiker CareCollab gebruikt.
• Initiatiefnemer: de Organisatie die als eerste een Cliënt in CareCollab aanmaakt en daarmee de Zorgkring rond die Cliënt start.
• Deelnemende Organisatie: elke andere Organisatie waarvan een Gebruiker later, via uitnodiging door een bestaand lid van de Zorgkring, aan diezelfde Zorgkring wordt toegevoegd.
• Zorgkring: de groep Gebruikers die gezamenlijk toegang heeft tot het logboek en de berichten van één Cliënt.
• Platform: de applicatie en bijbehorende dienstverlening van CareCollab.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elke Organisatie die als Initiatiefnemer of Deelnemende Organisatie gebruikmaakt van CareCollab. Door een Gebruiker namens de Organisatie een Cliënt te laten aanmaken, of door een uitnodiging voor een Gebruiker van de Organisatie te accepteren, gaat de Organisatie akkoord met deze voorwaarden.

Artikel 3. Wat CareCollab wel en niet is

CareCollab is een coördinatiehulpmiddel: een gedeeld logboek en berichtenfunctie voor de Zorgkring rond een Cliënt.

Dit geldt ook voor foto's die via CareCollab worden gedeeld: dit ontslaat een Gebruiker niet van diens eigen wettelijke dossierplicht. Klinisch relevante bevindingen, inclusief foto's, dienen ook te worden vastgelegd in het dossier van de Organisatie.

Artikel 4. Dienstverlening

1. CareCollab spant zich in voor een betrouwbare, goed beveiligde dienst, maar verbindt zich niet aan een specifiek beschikbaarheidspercentage of resultaatsverplichting, tenzij dit uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Onderhoud, beveiligingswerkzaamheden en omstandigheden buiten de controle van CareCollab (waaronder onjuist gebruik door een Gebruiker) vallen buiten wat CareCollab kan garanderen.
3. CareCollab heeft het recht om voor de uitvoering van de dienst gebruik te maken van derden (zoals hostingpartijen), mits deze zijn gebonden aan passende geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen.

Artikel 5. Abonnement en betaling

1. CareCollab wordt aangeboden op abonnementsbasis, per zorgverlener-rol binnen de Organisatie, tegen het tarief zoals vermeld op het prijsoverzicht op de website. Bij aanmelding kiest de Organisatie voor maandelijkse of jaarlijkse facturering.
2. Bij maandelijkse facturering is het abonnement maandelijks opzegbaar. Bij jaarlijkse facturering wordt voor een periode van twaalf maanden vooruitbetaald; het abonnement wordt na afloop van die periode automatisch met eenzelfde periode verlengd, tenzij de Organisatie uiterlijk [dertig dagen, te bevestigen] voor het einde van de lopende periode opzegt.
3. CareCollab kan de tarieven aanpassen. Een tariefswijziging gaat niet eerder in dan bij de eerstvolgende verlenging van het abonnement van de Organisatie, en wordt daaraan voorafgaand gecommuniceerd.
4. Zolang er geen geautomatiseerde betaalkoppeling beschikbaar is, verloopt facturatie op basis van de gegevens die de Organisatie bij aanmelding heeft opgegeven. Betaling dient te geschieden binnen [veertien dagen, te bevestigen] na factuurdatum.
5. Bij het uitblijven van tijdige betaling kan CareCollab de toegang tot het Platform voor de Organisatie beperken of opschorten, na de Organisatie hier eerst over te hebben geïnformeerd. Dit tast niet met terugwerkende kracht de toegang aan van Gebruikers van andere, wel betalende Organisaties binnen dezelfde Zorgkring.
6. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

Artikel 6. Verplichtingen van de Organisatie

1. De Organisatie zorgt ervoor dat, voordat een Cliënt in CareCollab wordt aangemaakt, toestemming voor deelname is verkregen en vastgelegd op de manier die CareCollab daarvoor biedt. Zie het toestemmingsonderdeel bij het aanmaken van een Cliënt.
2. De Organisatie staat in voor de juistheid van de gegevens die haar Gebruikers invoeren, en instrueert haar medewerkers over correct gebruik van CareCollab, waaronder het niet delen van inloggegevens en het uitsluitend delen van informatie met wie daar redelijkerwijs bij betrokken moet zijn.
3. Een account is persoonsgebonden. De Organisatie zorgt ervoor dat een Gebruikersaccount nooit door meerdere personen tegelijk wordt gebruikt. Heeft een collega toegang nodig, dan wordt die persoon apart uitgenodigd, zodat handelingen herleidbaar blijven tot één natuurlijke persoon.

Artikel 7. Verantwoordelijkheid voor gegevens

1. Wie informatie deelt in CareCollab, is er zelf verantwoordelijk voor dat die informatie terechtkomt bij wie daar redelijkerwijs bij betrokken moet zijn, en bij niemand anders.
2. Een Gebruiker of Organisatie is alleen verantwoordelijk voor de gegevens die zij zelf in CareCollab invoeren of delen. Wat een andere Gebruiker daarna met die informatie doet, valt buiten die verantwoordelijkheid.
3. Bij een Zorgkring met meerdere Organisaties zijn deze Organisaties voor het delen van gegevens binnen die Zorgkring gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 26 AVG. Zij leggen hun onderlinge verantwoordelijkheden vast in de samenwerkingsregeling die CareCollab als model aanbiedt, of in een eigen regeling met minstens dezelfde inhoud. CareCollab is voor elke Organisatie verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst.
4. Wanneer de Initiatiefnemer stopt met het gebruik van CareCollab terwijl de Zorgkring van een Cliënt blijft bestaan, blijft de verantwoordelijkheid voor die Zorgkring bij de overgebleven Organisatie(s). CareCollab neemt die verantwoordelijkheid niet over: zij blijft verwerker, verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen, en spreekt met de overgebleven Organisaties af wie de rol van de Initiatiefnemer overneemt.

Artikel 8. Bewaartermijn

1. Wanneer de Organisatie een Cliënt in CareCollab uitschrijft, blijven de gegevens van die Cliënt nog 30 dagen bestaan (zodat een vergissing hersteld kan worden), en worden ze daarna automatisch en definitief verwijderd, inclusief het logboek, de berichten en de samenstelling van de Zorgkring. Zie het privacybeleid voor de volledige regeling, ook voor de gegevens van individuele Gebruikers.
2. Deze termijn van 30 dagen is bewust kort, omdat CareCollab een communicatiemiddel is en geen dossier (artikel 3). Hij doet uitdrukkelijk geen afbreuk aan de eigen wettelijke bewaarplicht van de Organisatie. De hulpverlener is op grond van artikel 7:454 BW verplicht het dossier twintig jaar te bewaren, gerekend vanaf de laatste wijziging. De Organisatie zorgt er daarom voor dat klinisch relevante bevindingen ook in haar eigen dossiersysteem worden vastgelegd, en kan er niet van uitgaan dat CareCollab die bewaarplicht voor haar invult.
3. Voorafgaand aan de verwijdering kan de Organisatie de gegevens van een Cliënt exporteren. CareCollab stelt daarvoor een exportfunctie beschikbaar.
4. Op de toegangslog (de registratie van wie welk dossieronderdeel wanneer heeft ingezien) geldt een afwijkende, langere termijn van vijf jaar, ook nadat de gegevens van de Cliënt zelf al zijn verwijderd. Dat volgt uit de wettelijke minimumbewaartermijn voor logging in de zorg. In die registratie staat geen zorginhoud.

Artikel 9. Vrijwaring aangaande medische informatie

Artikel 10. Aansprakelijkheid algemeen

1. CareCollab is jegens de Organisatie uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van deze voorwaarden, of van opzet of grove schuld.
2. Aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot [maximumbedrag of: het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van CareCollab in het betreffende geval uitkeert].
3. CareCollab is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst en schade door bedrijfsstagnatie.
4. De Organisatie vrijwaart CareCollab voor aanspraken van derden die verband houden met onjuist gebruik van CareCollab door haar eigen Gebruikers.

Artikel 11. Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar of over een Cliënt ontvangen geheim, voor zover dit niet al voortvloeit uit ieders eigen beroepsgeheim of wettelijke geheimhoudingsplicht. CareCollab gebruikt gegevens van de Organisatie nooit voor een ander doel dan het leveren van de dienst.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

Alle rechten op het Platform, de broncode, het ontwerp en het merk CareCollab berusten bij [Bedrijfsnaam B.V.]. De Organisatie krijgt voor de duur van de samenwerking een gebruiksrecht, en mag het Platform niet voor eigen verkoop- of promotiedoeleinden aanwenden zonder uitdrukkelijke toestemming. De door Gebruikers ingevoerde logboekgegevens en berichten blijven eigendom van de Organisatie respectievelijk de Cliënt.

Artikel 13. Duur en beëindiging

1. Beëindiging vindt schriftelijk of digitaal plaats.
2. CareCollab kan de toegang van een Organisatie of Gebruiker met onmiddellijke ingang beëindigen bij misbruik van het Platform, bij handelen in strijd met wet- of regelgeving, of bij het delen van discriminerende of anderszins kwetsende informatie.
3. Beëindiging door een Organisatie laat de rechten van andere Organisaties in dezelfde Zorgkring onverlet. Een Zorgkring stopt niet automatisch omdat één deelnemende partij vertrekt.
4. De Organisatie kan haar gegevens te allen tijde meenemen naar een andere aanbieder of naar een eigen omgeving. CareCollab levert die gegevens op verzoek binnen dertig dagen aan, in een gangbaar, machineleesbaar formaat, en brengt daarvoor geen kosten in rekening. CareCollab zal geen technische of contractuele belemmeringen opwerpen die het overstappen bemoeilijken. Deze bepaling geeft uitvoering aan de overstapregeling uit de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854), die sinds 12 september 2025 van toepassing is.

Artikel 14. Overmacht

In geval van overmacht wordt de uitvoering van deze voorwaarden opgeschort. Duurt de overmachtsituatie langer dan [termijn, bv. zestig dagen], dan mag ieder der partijen de samenwerking beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 15. Wijzigingen

CareCollab kan deze voorwaarden aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen informeert CareCollab de bij haar bekende contactpersoon van de Organisatie voordat de wijziging van kracht wordt.

Artikel 16. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in [vestigingsplaats], tenzij partijen in een specifiek geval samen voor arbitrage kiezen.